Monipaikkainen työ vaatii vielä suunnittelua

Työtä ei todellakaan tehdä kuten ennen, tiukasti tiettyyn fyysiseen paikkaan sitoutuen. Sitran tulevaisuusasiantuntija Mikko Dufva sanoo, että kehityksen taustalla ovat digitalisaatio ja työn organisoitumisen muutokset, mutta myös ympäristökysymykset. Lopullisesti meidät kuitenkin pakotti etätyöhön korona.

Digitalisaatio käynnistyi PC-tietokoneiden, kännyköiden ja sähköpostin myötä, ja kehitys on hiljalleen mahdollistanut etätyön yhä paremmilla ja tehokkaammilla välineillä. Vaikka olisimme toimistolla, työ on joka tapauksessa verkossa.

– Tulevaisuuden kannalta on olennaista pohtia, mitä uusia tapoja työn tekemiseen olemme pandemia-aikana oppineet ja mitä me niistä haluamme säilyttää.

Mikromanageroinnista aktiiviseen huolenpitoon

Vapaus fyysisen työpaikan kahleista vaikuttaa työn organisointiin. Verkostomainen toimintamalli ja työntekijöiden autonomia tukevat osaltaan riippumattomuutta paikasta ja ajasta.

– Luopuminen fossiilisista polttoaineista muuttaa sitä, mitä tehdään. Mutta se muuttaa myös sitä, miten tehdään, liikutaan ja käytetään tiloja. Työmatkailua kannattaa vähentää, jos sitä ei saada kestäväksi. On kuitenkin myös ongelmallista, jos ihmiset muuttavat etätyön rohkaisemina alueille, joissa ei ole julkista liikennettä ja joissa palvelut ovat kaukana.

Jatkossa työtä tehdään siellä, missä sitä on järkevintä tehdä.

Jatkossa työtä tehdään siellä, missä sitä on järkevintä tehdä.

– Kasvukeskukset ja niiden ympäristökunnat kasvavat edelleen.

Monipaikkaisuus lisääntyy heillä, joille se on mahdollista. Työ ei kuitenkaan ole ainoa asia, joka vaikuttaa sijoittumiseen: perhe, ystävät ja koulujen ja muiden palvelujen läheisyys vaikuttavat myös.

Oma vastuu työyhteisön hyvinvoinnista kasvaa, kun yhteistä fyysistä kahvihuonetta ei enää ole

Kun paikkaan liittyvät rajat hämärtyvät, työntekijän autonomia lisääntyy ja työnhallinnan ja työsuunnittelun taidot korostuvat.

– On tärkeää osata asettaa rajat työn ja vapaa-ajan välille, jotta työstä ehtisi myös palautua. Samoin oma vastuu työyhteisön hyvinvoinnista kasvaa, kun yhteistä fyysistä kahvihuonetta ei enää ole, Dufva sanoo.

– Tietotyön johtamisessa mikromanageroinnin on jo korvannut palveleva ja mahdollistava johtamisote ja luottamus työntekijöiden kykyyn toimia itsenäisesti. Etätyössä esimieheltä vaaditaan kuitenkin myös aktiivista huolenpitoa työntekijöiden hyvinvoinnista.

Laitteet toimivat etätöissä, entä ihmiset?

Pandemian aiheuttama hyppäys etäneuvottelujen pitämisessä on ollut merkittävä. Dufva uskoo, että ainakin osa palavereista pidetään jatkossakin etänä, vaikka rajoitukset poistuisivat ja työpaikoille palattaisiin.

– Etäyhteyksissä käytettävä teknologia ja palvelujen laatu on hioutunut ja parantunut vuoden aikana selvästi. Mutta vielä tärkeämpää on, että etätyön käytännöt ja kulttuuri ovat kehittyneet ja osataan toimia pääsääntöisesti virtuaalisesti. Toki joissakin organisaatioissa kaikki tämä oli jo entuudestaan tuttua.

Entä korvautuvatko etäpalavereissa kaksiulotteiset videoruudut kolmiulotteisuuden tuovilla virtuaalikypärillä?

– Nähtäväksi jää, yleistyvätkö erilaiset virtuaalitodellisuuden palvelut ja ratkaisut pidemmällä tähtäimellä – ja haluammeko edes niiden yleistyvän. Usein yhteydenpitoon riittää pelkkä puhelin.

Usein yhteydenpitoon riittää pelkkä puhelin.

Etäpalavereiden puuduttavuutta voi pienentää kulttuurisin keinoin ja mitoittamalla palaverit aivoterveyden näkökulmasta oikein.

– Vuoden takainen kertahyppäys toimistoista etätyöhön tuotti takapakkia ergonomialle ja työyhteisöjen henkiselle hyvinvoinnille. Nyt hankitaan jo työtuoleja koteihin. Jatkossa kannattaa miettiä, miten ei-formaali yhteydenpito ja yhteisöllisyys toteutettaisiin monipaikkaisessa työssä.

Silmät avoinna joustavampaan työhön

Lakimiesliiton hallituksen puheenjohtaja Marika Valjakka sanoo, että liitto kannattaa joustoja työelämään ja pitää monipaikkaista työtä myönteisenä asiana. Samalla on kuitenkin huolehdittava työn tekemisen edellytyksistä.

– Liitto haluaa olla aktiivinen paremman työelämän puolestapuhuja. Pandemiavuonna etätyöstä saatu oppi mahdollistaa entistä toimivamman ja joustavamman työelämän rakentamisen, Valjakka linjaa.

Liitto haluaa olla aktiivinen paremman työelämän puolestapuhuja.

– Korona on näyttänyt, että etätyö sujuu. Toki se on tarjonnut uudenlaisia haasteita niin esimiehille kuin työntekijöille.

Etätyö ei ole aiheuttanut ylikäymättömiä vaikeuksia ainakaan niille työntekijöille, joilla kaikki käsiteltävä tieto on joka tapauksessa verkossa.

– Oman työläppärin kytkeminen järjestelmään sujuu työpaikalla ja kotona yhtä helposti ja turvallisesti. Isompi kysymys on saunaan tai makuuhuoneeseen perustetun työpisteen ergonomia ja muut olosuhteet, Valjakka pohtii.

– Selvitettävää on paljon. Onko työtapaturmavakuutus riittävän kattava etätyöläisen näkökulmasta? Voiko työnantaja kustantaa työntekijälleen kotiin ergonomisen työpisteen ilman veroseuraamuksia? Ja mikä on työterveyshuollon rooli etätyöläisten ergonomian ja turvallisuuden varmistamisessa?

Kahvihuoneessa ja käytävillä vaihdetaan hiljaista tietoa ja kysytään neuvoa matalalla kynnyksellä.

Asiat eivät koronavuonnakaan ole jääneet hoitamatta eivätkä päätökset tekemättä. Työ on kuitenkin myös muuta kuin tehtävien hoitamista.

– Esimiehet ovat pyrkineet kehittämään uusia tapoja luoda yksiköihinsä yhteisöllisyyden henkeä. Mikään verkkotapaaminen ei kuitenkaan korvaa aitoa läsnäoloa. Kahvihuoneessa ja käytävillä vaihdetaan hiljaista tietoa ja kysytään neuvoa matalalla kynnyksellä, Valjakka muistuttaa.

Etä- ja läsnätarpeet toimitilastrategiaan

Oikeusministeriön hallinto- ja ohjausosaston osastopäällikkö Tapio Laamanen pitää työn muutosta merkittävänä myös oikeushallinnon näkökulmasta. Valtiolla on käynnissä toimitilastrategian uudistamishanke, johon ajan muutokset heijastuvat.

– On selvää, että etätyö on tullut jäädäkseen ja jatkuu varmasti laajana myös koronan jälkeen. Muutos on merkittävä ja pysyvä, ja se täytyy ottaa huomioon tekeillä olevassa toimitilojen uudistamishankkeessa, Laamanen sanoo.

– Valtionvarainministeriön johdolla keväällä 2021 käynnistynyt hanke valmistuu toukokuun loppuun mennessä. Sen jälkeen se käy läpi asianmukaiset käsittelyt, ja jos hyvin käy, strategia voidaan antaa valtioneuvoston periaatepäätöksenä heti kesälomakauden jälkeen.

Oikeushallinnossa on tehtäviä, joissa läsnätyötä tarvitaan.

Normaalissa toimistotyössä on tehty korona-aikana lähes sataprosenttista etätyötä. Mutta oikeushallinnossa on myös tehtäviä, joissa läsnätyötä tarvitaan, Laamanen muistuttaa. Esimerkiksi lainkäyttötehtävissä istunnot ja asiakastapaamiset edellyttävät läsnäoloa.

Käräjät istutaan jatkossakin pääsääntöisesti paikan päällä. Näin tehtiin pandemiankin aikana valtaosassa istuntoja.

– Videoyhteyden käyttöä on viime vuosina laajennettu niin, että kaukana istuntopaikasta asuvat ovat voineet osallistua videoyhteydellä sellaisesta toimipisteestä, joka sijaitsee lähempänä. Tällaisia keinoja on lisätty varsin vahvasti ja välineistöä hankittu, mistä oli apua myös koronan aikana. Oikeudenkäyttöön liittyvä valmistelutyö sopii kyllä hyvin etänä tehtäväksi.

Valtion toimitilastrategiassa pohdittavaa

Kun valtion toimitilastrategian muutos uudistaa toimitiloja yhteiskäyttöisiksi monitiloiksi, myös läsnätyöhön sidottujen työntekijöiden työolosuhteet muuttuvat.

– Otetaanko juristien erityistarpeet uudistuksessa riittävän hyvin huomioon, Valjakka kysyy.

Ja miten tilat taipuvat ihmisten erilaisiin tehtäviin?

– Mitä esimerkiksi tehdään työntekijälle, joka tarvitsee jatkuvasti vetäytymistilaa mutta ei yhteisiä palaverinurkkauksia.

– Entä miten toimii juristi, kun hän puhelinaikanaan vastaa asiakkaidensa tiedusteluihin? Istuuko hän monitilan puhelinkopissa mappiensa ja työläppärinsä kanssa koko tuon ajan?

Merkittävä osa juristeista tarvitsee jatkossakin toimitiloja, jotka mahdollistavat riittävän rauhallisen yksilötyön ja tilaa.

Valjakka muistuttaa, että merkittävä osa juristeista tarvitsee jatkossakin toimitiloja, jotka mahdollistavat riittävän rauhallisen yksilötyön ja tilaa.

Myös totuttuihin toimistokäytäntöihin saattaa tulla uusi kulma:

– Vielä ennen koronaa pidettiin itsestäänselvyytenä, että monikäyttötiloissa työpisteiden hiiret ja näppäimistöt olivat kaikkien käytössä. Mitä siitä nyt ajatellaan?

Työnantajan osoitettava sopivat tilat

Toimitilastrategian uudistamishankkeen alussa käytiin keskusteluja, joissa haettiin alustavia linjauksia. Oikeusministeriö nosti tuolloin esiin oman alansa erityispiirteet ja muistutti, että etätyö ei täysin sovellu kaikkeen työhön.

– Olemme myös korostaneet, että kun toimitiloja uudistetaan, on tunnistettava keskittymistä vaativa työ. Sitä on lainkäyttötyössä enemmän kuin keskimäärin. Lisäksi on tunnistettava luottamuksellisuuden ja asiakaspalvelun erityisvaatimukset, Laamanen sanoo.

Kun toimitiloja uudistetaan, on tunnistettava keskittymistä vaativa työ.

– Vaikka hankkeessa pääsääntönä on monitilaympäristö, periaatteena on kuitenkin todettu, että tilojen on tuettava tuloksellista toimintaa. Oikeusministeriö pitää myös tärkeänä, että tietyt työn erityispiirteet tulee jo tietosuoja- ja tietoturvasyistä ottaa tulevissa tilaratkaisuissa huomioon.

Käyntiasiointi on vähentynyt merkittävästi ja vähentyy jatkossakin, mutta se ei lopu kokonaan. Tämä edellyttää tarkoituksenmukaisia tapaamistiloja, joissa luottamuksellisuus on mahdollista varmistaa.

Jos työn vaatima keskittyminen tai luottamuksellisuus eivät onnistu kotioloissa, työnantajan pitää osoittaa tilat työpaikalta.

– Ja säädösten mukaan työntekijällä on aina oikeus tehdä työtä työnantajan osoittamassa paikassa, eikä työnantaja voi määrätä ketään etätöihin. Jos työn vaatima keskittyminen tai luottamuksellisuus eivät onnistu kotioloissa, työnantajan pitää osoittaa tilat työpaikalta.

Lakimiesliiton Marika Valjakka pitää erittäin myönteisenä, että oikeusministeriö on kannanotoissaan tuonut selkeästi esille oikeudellisten tehtävien erityisluonteen.

– Tässä on tehty hyvää yhteistyötä, ja myös Lakimiesliiton ääni on tullut kuulluksi.

EK: Etätyöskentelyyn on opittu luottamaan

Elinkeinoelämän keskusliiton johtava asiantuntija Mika Tuuliainen pitää pandemia-aikaa ainutlaatuisena globaalina laboratoriona, jossa jokainen yritys on päässyt kokeilemaan, mitä voi tehdä etänä ja mitä ei.

– Etätöitä pohditaan yrityskohtaisesti – mutta ei itseisarvona vaan asiakkaiden, liiketoiminnan, henkilöstön kokemusten ja tuottavuuden kautta. Syksyllä todennäköisesti nähdään, mihin asentoon Suomi laskeutuu ja mitkä ne hyvät käytänteet ovat, jotka jäävät pysyviksi, Tuuliainen pohtii.

– Me toivomme, että tilaisuudesta otetaan kaikki mahdollinen irti esimerkiksi tilaratkaisuissa. Yhteydet ja ohjelmistot ovat toimineet ja palaverikäytännöt ovat kehittyneet. Ja ennen kaikkea on saavutettu luottamus siihen, että etänä osataan tehdä töitä.

Tuuliainen muistuttaa, että tehokkuuden ja tuottavuuden ohella pitää huolehtia myös työntekijöiden hyvinvoinnista ja työyhteisön ilmapiiristä ja kulttuurista.

– Se on johtamiselle iso haaste.